Relaties leggen tussen documenten en kaders

^{Gebaseerd op Zenya versie 7.3
Bedoeld voor: Documentbeheerders}

Bij documenten kun je aangeven welke kaderitems gerelateerd zijn aan een document.

Wat er eenmalig ingericht moet worden

Om documenten te relateren aan normen/kaders/eisen moeten die aanwezig zijn in Zenya.
Het toevoegen van nieuwe normenkaders of eisenkaders gaat via
Applicatiebeheer > Kaders.

Standaard kan het 'Compliance' veld voor elk document worden ingevuld - maar is het niet verplicht om in te vullen.
Desgewenst kan je inregelen dat het 'Compliance' veld alleen wordt getoond bij documenten in bepaalde mappen.

Dit kan je doen via: Documenten > Eigenschappen van map > tabblad Velden

Hoe werkt het voor de documentbeheerder?

Ga bij het document naar het tabblad 'Eigenschappen'. Onderaan de pagina vind je het blok 'Compliance'.
Klik op 'Wijzigen' en vervolgens kan je de gerelateerde hoofdstukken/paragrafen selecteren uit de bibliotheek van alle in Zenya aanwezige kaders.
Je kan een document relateren aan zoveel items als je wilt, dit kunnen zelfs items uit verschillende kaders zijn.

Wil je een set van meerdere documenten tegelijk relateren aan een normparagraaf?
Ook dat kan. Vink alle gewenste documenten aan in de lijst, kies voor 'Eigenschappen wijzigen' en kies het veld 'Compliance'.

Hoe kan ik rapporteren?

Als je bij documenten hebt vastgelegd op welke normen ze betrekking hebben, kan je die informatie gebruiken in rapportages.
Je kunt bijvoorbeeld een overzicht genereren van alle documenten die gerelateerd zijn aan een bepaalde norm, of een bepaald hoofdstuk uit de norm.
 

• Ga naar > Rapportage
• Maak een nieuw rapport van type Documenten > Lijst van documenten
• Voeg bij stap 3 (Filters) een filterregel toe en kies daarbij voor het veld 'Compliance'.
• Kies voor het criterium 'is een van' en selecteer de (hoofdstukken uit) normkaders waarvoor je de documenten wilt zien.

Hoe verhoudt deze functionaliteit zich tot de Compliance-module in Zenya?

Misschien ben je bekend met de module 'Compliance' binnen Zenya. Als jouw organisatie daar een licentie voor heeft én je de benodigde rechten hebt, kan je die module openen via
Ga naar > Compliance.
Deze module helpt jouw organisatie met de 'bewijsvoering' bij een certificering of accreditatie. Je kunt er per organisatie-eenheid vastleggen:

• wat de visie van deze organisatie-eenheid is op de gestelde norm (hoe heb je er invulling aan gegeven)
• welke 'bewijsmaterialen' je hebt om aan te tonen dat jouw organisatie voldoet (bijvoorbeeld een verwijzing naar een relevant protocol of beleidsstuk)
• hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat het bewijsmateriaal op orde is, middels een rood-geel-groen score-indicator
• hoe goed jouw organisatie zelf vindt dat je daadwerkelijk voldoet aan de gestelde normen, middels een rood-geel-groen score-indicator

Dit gaat dus een stuk verder dan enkel het relateren van documenten aan normen.
Voor de ene organisatie zal hetgeen geboden wordt binnen de documentbeheer-module en de bijbehorende rapportage volstaan; andere organisaties zullen behoefte hebben aan de uitgebreide functionaliteiten van de Compliance-module.

Documenten worden niet automatisch toegevoegd aan het bewijsmateriaal als het 'Compliance' veld gevuld wordt. Dat er - naar mening van de documentbeheerder - een relatie met een norm is, wil immers nog niet perse zeggen dat het ook echt geschikt is als bewijsstuk én zelfs als het dat wel is, is het daarmee niet perse voor alle organisatie-eenheden relevant bewijs.
Het koppelen van bewijsmateriaal blijft daarom een taak voor de compliance-beheerder.